GenDocX déduit les emplacements à remplir à partir des libellés de champs, des zones vides, des tableaux et du contexte d’un document Word : vous n’avez pas à transformer d’abord votre modèle en formulaire à champs. Plus le modèle est clair, plus le résultat est facile à vérifier. Les conseils ci-dessous valent pour les contrats, les formulaires de demande, les documents officiels et les documents d’entreprise réutilisables.
1. Rendez le sens de chaque champ explicite
Un libellé de champ doit indiquer quoi saisir, et pas seulement laisser une ligne. Surtout lorsqu’un même document contient plusieurs dates, montants ou contacts, utilisez des intitulés précis chaque fois que possible.
Moins clair
Nom : ____
Date : ____
Montant : ____
Plus précis
Nom du locataire : ____
Date d’effet du contrat : __/__/____
Loyer mensuel (CNY) : ____ yuans
2. Gardez des formats cohérents pour les champs similaires
Utilisez des libellés, des espaces et des formats de date comparables pour un même type de champ. Précisez la devise et l’unité des montants, et rendez explicite l’ordre année-mois-jour des dates. Si un champ impose un format fixe, rappelez-le dans vos instructions.
3. Séparez les valeurs d’exemple des données réelles
Si le modèle contient des noms, des adresses ou des numéros de démonstration, indiquez explicitement qu’il s’agit d’exemples qui ne doivent pas être repris dans le document final. Pour les champs sensibles sans source, ne demandez pas à l’agent de deviner.
Instructions à essayer
- « Le « Zhang San » et le « 13800000000 » du modèle sont des valeurs d’exemple : remplace-les à partir des éléments fournis. Si les éléments ne contiennent pas l’information correspondante, laisse les champs vides. »
- « Le numéro de contrat est généré ensuite par notre système interne : n’utilise pas le numéro d’exemple du modèle. »
4. Rendez les options et les cases à cocher reconnaissables
Type de contrat : □ Temps plein □ Stage □ Prestation
Périodicité de paiement : □ Mensuelle □ Trimestrielle □ Annuelle
Les options doivent avoir des libellés clairs : ne vous fiez pas uniquement à la couleur ni à des symboles ambigus. Lorsqu’une option doit être cochée, indiquez le critère de choix ; sans critère, laissez-la non cochée ou listez-la comme point à confirmer.
5. Préservez les zones de signature, de cachet et de validation manuelle
Les signatures, cachets, dates manuscrites et empreintes digitales se réalisent généralement hors ligne. Utilisez des libellés clairs dans le modèle et exigez dans vos instructions que ces zones soient conservées.
Instructions à essayer
- « Remplis les champs confirmables à partir des éléments fournis. Laisse intactes les zones de signature, de cachet, de date manuscrite et d’empreinte des deux parties : ne génère ni signature ni cachet. »
- « Si la date de signature manque, laisse-la vide et liste dans ta réponse les éléments à compléter manuellement. »
6. Structurez correctement les tableaux
- Donnez un nom clair à chaque colonne, par exemple « Désignation », « Quantité », « Prix unitaire » et « Montant ».
- Précisez la devise des montants et l’unité des quantités : ne vous fiez pas au seul contexte.
- Placez si possible chaque ligne d’article sur une ligne distincte.
- Expliquez les règles des champs calculés (sous-totaux, taxes, totaux) et vérifiez-les après génération.
7. Testez avant la première utilisation réelle
Lors de la première utilisation d’un modèle, générez un document à partir d’un jeu de données de test connu et non sensible, puis vérifiez la détection des champs et la mise en page. Une fois le comportement conforme, utilisez-le pour de vraies tâches.
- Tous les champs obligatoires sont détectés et les clauses fixes ne sont pas prises pour des champs à remplir.
- Noms, numéros de référence, montants et dates correspondent aux sources.
- Les unités de montant ne sont pas dupliquées, les formats de date sont cohérents et les champs vides ne sont pas remplis par erreur.
- Tableaux, en-têtes et pieds de page, pagination, images et zones de signature sont conformes.
- Les clauses fixes et les mentions obligatoires n’ont pas été modifiées par accident.
8. Une instruction réutilisable
Utilise le fichier Word que j’ai importé comme modèle et remplis les champs confirmables à partir des éléments fournis. Conserve les clauses, la structure et la mise en forme principale existantes ; n’invente pas les informations manquantes. En cas de conflit entre sources, considère [source désignée] comme faisant foi ; laisse vides les champs non confirmables et liste-les dans ta réponse. À la fin, résume les principales modifications et rappelle-moi de vérifier les données clés, la pagination et les zones de signature et de cachet.
Un modèle ne garantit pas une détection automatique correcte à chaque fois. Structure claire, instructions précises et relecture humaine doivent être combinées — en particulier dans les contextes juridiques, financiers et de conformité.