GenDocX puede deducir qué puntos deben rellenarse a partir de los nombres de campo, los espacios en blanco, las tablas y el contexto de un documento de Word; no hace falta convertir antes la plantilla en un formulario de marcadores. Cuanto más clara sea la plantilla, más fácil será verificar el resultado. Los consejos siguientes se aplican a contratos, formularios de solicitud, documentos oficiales y documentos de empresa reutilizables.
1. Deja claro qué significa cada campo
El nombre de un campo debe indicar qué hay que escribir, no limitarse a dejar una línea. Especialmente cuando un mismo documento contiene varias fechas, importes o contactos, usa nombres específicos siempre que puedas.
Menos claro
Nombre: ____
Fecha: ____
Importe: ____
Más específico
Nombre del arrendatario: ____
Fecha de entrada en vigor: __/__/____
Renta mensual (CNY): ____ yuanes
2. Mantén formatos coherentes en campos similares
Usa etiquetas, espacios y formatos de fecha parecidos para el mismo tipo de campo. Indica la moneda y la unidad de los importes, y deja explícito el orden año-mes-día en las fechas. Si un campo tiene un formato fijo obligatorio, vuelve a decirlo en tus instrucciones.
3. Separa los valores de ejemplo de los datos reales
Si la plantilla incluye nombres, direcciones o números de demostración, señala expresamente que son ejemplos y que no deben pasar al documento formal. En los campos sensibles sin fuente, no pidas al agente que adivine.
Instrucciones que puedes probar
- «El «Zhang San» y el «13800000000» de la plantilla son valores de ejemplo: sustitúyelos a partir de los materiales. Si los materiales no tienen la información correspondiente, deja los campos en blanco.»
- «El número de contrato lo genera después nuestro sistema interno: no uses el número de ejemplo de la plantilla.»
4. Haz que las opciones y casillas se reconozcan con facilidad
Tipo de empleado: □ Jornada completa □ Prácticas □ Contrato de servicios
Periodicidad de pago: □ Mensual □ Trimestral □ Anual
Las opciones deben tener etiquetas claras: no dependas solo del color ni de símbolos ambiguos. Cuando haya que marcar una opción, indica el criterio de elección; sin criterio, déjala sin marcar o lístala como punto a confirmar.
5. Conserva las zonas de firma, sello y confirmación manual
Las firmas, los sellos, las fechas manuscritas y las huellas dactilares suelen completarse fuera del sistema. Usa etiquetas claras en la plantilla y exige en tus instrucciones que esas zonas se conserven.
Instrucciones que puedes probar
- «Rellena los campos que puedan confirmarse con los materiales. Deja intactas las zonas de firma, sello, fecha manuscrita y huella de ambas partes: no generes firmas ni sellos.»
- «Si falta la fecha de firma, déjala en blanco e indica en tu respuesta los puntos que requieren cumplimentación manual.»
6. Estructura bien las tablas
- Da un nombre claro a cada columna, por ejemplo «Concepto», «Cantidad», «Precio unitario» e «Importe».
- Indica la moneda de los importes y la unidad de las cantidades: no confíes solo en el contexto.
- Siempre que sea posible, pon cada concepto en una fila distinta.
- Explica las reglas de los campos calculados como subtotales, impuestos y totales, y vuelve a comprobarlos después de generar el documento.
7. Prueba antes del primer uso real
La primera vez que uses una plantilla, genera un documento con un conjunto de datos de prueba conocido y no sensible, y revisa la detección de campos y el diseño. Cuando el proceso se comporte como esperas, úsalo en tareas reales.
- Se detectan todos los campos obligatorios y las cláusulas fijas no se confunden con datos a rellenar.
- Nombres, números de referencia, importes y fechas coinciden con las fuentes.
- No se duplican unidades de importe, los formatos de fecha son coherentes y los campos vacíos no se rellenan por error.
- Las tablas, los encabezados y pies de página, la paginación, las imágenes y las zonas de firma están como se esperaba.
- Las cláusulas fijas y las advertencias no se han modificado por accidente.
8. Una instrucción reutilizable
Usa el archivo de Word que he subido como plantilla y rellena los campos que puedan confirmarse con los materiales aportados. Conserva las cláusulas, la estructura y el formato principal existentes; no inventes información que falte. Si las fuentes entran en conflicto, considera autoritativa [fuente designada]; deja en blanco los campos que no puedan confirmarse e indícalos en tu respuesta. Al terminar, resume los cambios principales y recuérdame revisar los datos clave, la paginación y las zonas de firma y sello.
Una plantilla no garantiza que la detección automática sea correcta en todos los casos. Conviene combinar una estructura clara, instrucciones específicas y revisión humana, especialmente en contextos jurídicos, financieros y de cumplimiento normativo.