案例说明：本文是用于演示工作流程的假设场景，不代表已核实的 GenDocX 客户案例。若要发布为真实客户案例，请先确认客户授权，并核实企业名称、数据、时间指标和引述。
业务场景
假设一家中型服务公司每月需要准备劳动合同、供应商协议、请假申请、项目提案和合规报告。部分信息分散在邮件、聊天记录、旧合同和表格中。员工需要反复查找信息，再手动填写 Word 模板。
问题不仅是打字耗时，还包括字段遗漏、姓名或日期不一致，以及修改后难以确认哪些内容发生变化。
原有工作流程
- 确认本次任务应该使用哪一份模板。
- 在邮件、聊天记录、表格和旧文件中查找信息。
- 打开 Word 模板，逐个填写字段并调整格式。
- 核对姓名、日期、金额和其他关键数据。
- 提交负责人审核，并根据反馈返工。
- 保存最终版本，确保后续能找到正确文件。
使用 GenDocX 的工作方式
- 指定模板：上传需要填写的 Word 模板，并明确它是目标文档。
- 提供来源：上传已确认的信息文件，说明不同文件分别提供哪些数据。
- 写清规则：要求保留固定条款，不猜测缺失信息，并说明来源冲突时的优先级。
- 生成并审核：检查字段、金额、日期、表格和分页，必要时要求修改。
- 保存最终版本：下载审核后的文件，并按团队流程归档。
可以直接尝试的指令
- “请用供应商协议模板和供应商资料表生成一份协议草稿。只填写资料中明确提供的信息；缺失的税号、日期或付款条件留空，并列出待确认项。”
- “请检查生成文件中的内容与版式，列出需要人工核对的字段。不要删除原模板中的固定条款。”
如何衡量效果
在没有可靠测量数据前，不应宣称固定的时间节省比例或“零错误”。评估前后效果时，可以记录：
- 每份文档从收集资料到初稿完成所需的时间。
- 每份文档需要人工修改的字段数量。
- 因姓名、日期、金额或遗漏造成的返工次数。
- 审核人员检查一份文档所需的时间。
- 模板复用率，以及生成文件能否追溯到来源资料。
经验总结
适合优先自动化的任务，通常重复性高、来源资料相对明确、输出结构稳定。先从一种模板和少量真实样例开始，记录常见问题并改进指令，再逐步扩大范围。涉及合同、财务或合规事项时，仍应由有权限的人员审核最终文件。