GenDocX erkennt anhand von Feldbezeichnungen, leeren Bereichen, Tabellen und Kontext, welche Stellen in einem Word-Dokument ausgefüllt werden müssen; Sie müssen die Vorlage nicht erst in ein Platzhalterformular verwandeln. Je klarer die Vorlage, desto leichter ist das Ergebnis zu prüfen. Die folgenden Hinweise gelten für Verträge, Antragsformulare, amtliche Dokumente und wiederverwendbare Geschäftsdokumente.
1. Machen Sie die Bedeutung jedes Feldes eindeutig
Eine Feldbezeichnung sollte sagen, was einzutragen ist, und nicht nur eine Linie lassen. Gerade wenn ein Dokument mehrere Daten, Beträge oder Ansprechpartner enthält, verwenden Sie möglichst genaue Bezeichnungen.
Weniger klar
Name: ____
Datum: ____
Betrag: ____
Genauer
Name des Mieters: ____
Vertragsbeginn: __/__/____
Monatsmiete (CNY): ____ Yuan
2. Halten Sie Formate bei ähnlichen Feldern einheitlich
Verwenden Sie vergleichbare Bezeichnungen, Leerstellen und Datumsformate für dieselbe Art von Feld. Geben Sie Währung und Einheit bei Beträgen an und machen Sie die Reihenfolge Jahr-Monat-Tag bei Daten eindeutig. Wenn ein Feld ein festes Format verlangt, wiederholen Sie das in Ihrer Anweisung.
3. Trennen Sie Beispielwerte von echten Daten
Wenn die Vorlage Beispielnamen, Adressen oder Demo-Nummern enthält, weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass es Beispiele sind und sie nicht in das endgültige Dokument übernommen werden dürfen. Bei sensiblen Feldern ohne Quelle sollten Sie den Agenten nicht raten lassen.
Anweisungen zum Ausprobieren
- „„Zhang San“ und „13800000000“ in der Vorlage sind Beispielwerte — ersetze sie aus den Materialien. Wenn die Materialien keine passende Information enthalten, lass die Felder leer.“
- „Die Vertragsnummer vergibt später unser internes System — verwende nicht die Beispielnummer aus der Vorlage.“
4. Machen Sie Optionen und Kästchen gut erkennbar
Beschäftigungsart: □ Vollzeit □ Praktikum □ Werkvertrag
Zahlungsrhythmus: □ Monatlich □ Vierteljährlich □ Jährlich
Optionen brauchen klare Bezeichnungen — verlassen Sie sich nicht nur auf Farbe oder mehrdeutige Symbole. Wenn eine Option gewählt werden soll, nennen Sie das Auswahlkriterium; ohne Kriterium bleibt sie unmarkiert oder wird als zu bestätigender Punkt aufgeführt.
5. Erhalten Sie Bereiche für Unterschrift, Siegel und manuelle Bestätigung
Unterschriften, Siegel, handschriftliche Daten und Fingerabdrücke werden meist außerhalb des Systems erledigt. Verwenden Sie klare Bezeichnungen in der Vorlage und verlangen Sie in der Anweisung, dass diese Bereiche erhalten bleiben.
Anweisungen zum Ausprobieren
- „Fülle die aus den Materialien bestätigbaren Felder aus. Lass die Bereiche für Unterschrift, Siegel, handschriftliches Datum und Fingerabdruck beider Parteien unverändert — erzeuge keine Unterschriften oder Siegel.“
- „Wenn das Unterzeichnungsdatum fehlt, lass es leer und liste in deiner Antwort die manuell zu ergänzenden Punkte auf.“
6. Strukturieren Sie Tabellen sauber
- Geben Sie jeder Spalte eine klare Bezeichnung, etwa „Position“, „Menge“, „Einzelpreis“ und „Betrag“.
- Nennen Sie die Währung bei Beträgen und die Einheit bei Mengen — verlassen Sie sich nicht nur auf den Kontext.
- Setzen Sie möglichst jede Position in eine eigene Zeile.
- Erläutern Sie die Regeln für berechnete Felder wie Zwischensumme, Steuer und Gesamtsumme und prüfen Sie sie nach der Erzeugung erneut.
7. Testen Sie vor dem ersten echten Einsatz
Wenn Sie eine Vorlage zum ersten Mal verwenden, erzeugen Sie ein Dokument aus einem bekannten, nicht sensiblen Testdatensatz und prüfen Sie Felderkennung und Layout. Wenn der Ablauf wie erwartet funktioniert, setzen Sie ihn für echte Aufgaben ein.
- Alle Pflichtfelder werden erkannt und feste Klauseln nicht als auszufüllende Stellen missverstanden.
- Namen, Referenznummern, Beträge und Daten stimmen mit den Quellen überein.
- Betragseinheiten werden nicht doppelt gesetzt, Datumsformate sind einheitlich und leere Felder nicht falsch befüllt.
- Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Seitenumbruch, Bilder und Unterschriftsbereiche entsprechen den Erwartungen.
- Feste Klauseln und Hinweistexte wurden nicht versehentlich verändert.
8. Eine wiederverwendbare Anweisung
Verwende die von mir hochgeladene Word-Datei als Vorlage und fülle die Felder aus, die sich aus den bereitgestellten Materialien bestätigen lassen. Erhalte die vorhandenen Klauseln, die Struktur und die wesentliche Formatierung; erfinde keine fehlenden Informationen. Bei widersprüchlichen Quellen gilt [festgelegte Quelle] als maßgeblich; lass nicht bestätigbare Felder leer und liste sie in deiner Antwort auf. Fasse am Ende die wichtigsten Änderungen zusammen und erinnere mich daran, zentrale Daten, Seitenumbruch sowie Unterschrifts- und Siegelbereiche zu prüfen.
Eine Vorlage garantiert keine durchweg korrekte automatische Erkennung. Klare Struktur, präzise Anweisungen und menschliche Prüfung gehören zusammen — besonders in rechtlichen, finanziellen und compliance-relevanten Fällen.